¿Cuál es la mejor manera de hacer un trabajo? En esta lección vamos a estudiar el principio de la división del trabajo de Henri Fayol. Examinaremos la historia y el propósito de este principio y como afecta a la administración moderna.

¿Qué es división del trabajo?

¿Recuerdas la última vez que fuiste a un restaurante de comida rápida? Con toda seguridad y por pura conveniencia utilizaste el autoservicio. ¿Cuánta gente te atendió? ¿Cuánta gente fue necesaria para hacer tu comida? Pensemos un momento, primero pasaste por una garita o algo similar donde había un policía privado cuidando el lugar. Seguidamente llegaste a un lugar donde hay unos grandes carteles que muestran la comida que venden y hablaste con una persona por medio de una bocina y micrófono. Seguidamente te dirigiste a una ventana donde alguien te cobró, después pasaste a una segunda ventana donde te despacharon la comida.

Sin embargo, mientras hacías tu pedido y lo pagabas en la cocina una persona puso la carne a freír, otra persona llenó los recipientes con papas fritas, una más empacó el producto y otros lo llevaron hasta la ventanilla para entregártelo.

Todavía no hablamos de las personas que despacharon la carne esta mañana, del piloto del camión que llevaba el producto o del policía de tránsito que le dio vía a tu comida. Tampoco hemos hablado en las secretarias que toman los pedidos un día antes y los mandan a las bodegas para que estos a su vez despachen los camiones. Todos estos pasos fueron necesarios para que tú pudieras almorzar. Esto es un ejemplo de lo que se llama división del trabajo.

La división del trabajo no es más que una serie de tareas asignadas y completadas por un grupo de personas con el objetivo de incrementar la eficiencia. Imagina que la persona que toma tu orden tuviera después que ir a hacer la comida y más adelante regresar a la ventanilla a cobrarte y después despacharla en otro lugar; sólo hacer eso a una persona le tomaría más tiempo y por supuesto no sería tan rentable en el sentido económico.

La división del trabajo, como su mismo nombre lo indica, divide una tarea en partes pequeñas. Esto significa que por cada trabajo pueden existir una serie de procesos necesarios para completarse. Cada persona entonces se encarga de un proceso para completar tu comida.

Historia de la división del trabajo.

Unos cuantos siglos atrás la ciencia de la administración apenas estaba naciendo. La gente tenía trabajo como supervisores o capataces que eran como los administradores modernos, se aseguraban que el trabajo fuera hecho de la mejor manera pero no tenían ninguna idea de otro tipo de administración. A finales de los años 1800, un francés de nombre Henri Fayol empezó a cuestionar la profesión de la administración. El sentía que era una ciencia no comprendida, y que no estaba claramente definida. El sabía que la administración era una parte importante de cualquier negocio y que era la gente y no los procesos lo más importante para tener éxito.

Fayol decidió cambiar su carrera. En lugar de trabajar como un supervisor que se aseguraba de que la gente hiciera su tarea, el cambió su enfoque al estudio de la administración y su concepto. Después de 30 años en un puesto de trabajo el hizo un cambio completo en su vida. En 1917 Fayol abrió las puertas de un lugar donde los profesores podían reunirse y discutir sus puntos de vista de la administración. Este edificio hoy conocido como el Centro de Estudios Administrativos, es el lugar donde Fayol comenzó a discutir sus 14 principios de la administración.

Estos principios son las guías que Fayol creyó que eran necesarios para ayudar a los administradores a mejorar la eficiencia en sus puestos de trabajo y los procesos que la gente a su cargo realizaba.

El primer principio que Fayol propuso es la división del trabajo. El creía que el trabajo debía estar dividido entre varias personas para asegurarse que había un enfoque especial para cada trabajo o para cada parte de ese trabajo. Cada trabajo tarea debía ser dividida en tareas más pequeñas y cada una de estas tareas pequeñas entregárselas a una persona para que esta persona se especialice precisamente en ella y la haga de la mejor forma cada día.

Henri Fayol creía que al hacer eso, los empleados podían mejorar su desempeño y trabajar de forma más ordenada. Después de todo, si un empleado repetitivamente hacía la misma y la misma cosa durante mucho tiempo, su habilidad debería mejorar. De acuerdo a Fayol el objetivo de la división del trabajo es crear mejores cosas con el mismo esfuerzo.

División del trabajo en la sociedad moderna.

En el mundo actual el concepto de la división del trabajo todavía tiene vigencia. Enormes fábricas alcanzan sus cuotas diarias al tener grupos de personas dedicados a un solo producto o a una sola tarea.

Una de las decisiones más importantes que cualquier organización debe hacer es decidir cómo finalizar los trabajos. Algunas organizaciones prefieren una estructura de equipos de trabajo, otras estructuras cruzadas donde los empleados trabajan en ciertas tareas de forma colaborativa, muchas veces compartiendo responsabilidades y roles de trabajo. Otras organizaciones tienen empleados especializados en tareas individuales de forma que cada uno se especializa en una tarea específica.

Estructura organizacional

Desde el inicio, cualquier compañía o negocio debe decidir cuál será su estructura de organización. Esto quiere decir el tipo de forma en que se producirán las cosas que van a vender, quienes atenderán a las personas y quienes tendrán roles de autoridad. Tener una estructura organizacional adecuada facilita que la compañía implemente los procesos operativos que ayuden a alcanzar los objetivos del negocio. En algunos casos, como en el ejemplo del restaurante de comida rápida que vimos más arriba la especialización en procesos o pequeñas tareas es una buena respuesta. En otros casos no necesariamente debe ser así.

Por ejemplo, imaginemos que trabajamos en una venta de cuadros para diplomas, María ensambla el marco, Roberto pinta a los lados,  Juan chequea que el producto esté completo y Carmen lo despacha. Todo el proceso parece ser complejo pero al haberlo dividido en partes es más fácil de completarlo en el menor tiempo posible.

Cuando los procesos de una tarea grande se divide de dentro de varios empleados individuales, cada tarea pequeña es menos compleja que si tuviéramos que hacer todas juntas. El producto se termina y está listo para ser vendido o despachado al cliente una vez que el último empleado completa su respectiva tarea en el desarrollo del producto. Si un solo empleado fuera el responsable de todos los procesos el resultado sería menos eficiente y consumiría más tiempo.

 

Ventajas y desventajas de la división del trabajo.

Entre las ventajas podemos mencionar:

  • Cada empleado puede ser un experto en su tarea específica.
  • Mientras más experto es un empleado en una tarea mayor es su nivel de productividad.
  • Las tareas pueden ser completadas de manera más rápida y más eficiente porque cada uno está especializado en su propio proceso.
  • El control de calidad el mejor.
  • Los empleados llegan a tener un sentido de orgullo y seguridad al realizar su tarea.
  • Por último, esto puede agregar más ganancias a las finanzas de la compañía.

Desventajas de la especialización del trabajo:

  • La especialización limita la habilidad de las personas.
  • Los empleados trabajan de forma aislada realizando tareas repetitivas y aburridas.
  • Los trabajadores especializados no pueden desarrollar todas sus habilidades y por lo tanto es más difícil que puedan encontrar un nuevo trabajo.
  • Los empleados raramente son retados a hacer algo más de lo que siempre hacen.
  • Cuando un empleado deja la organización, se llevan el conocimiento especializado que aprendieron.
  • El trabajo en equipo puede volverse complicado al existir poca comunicación.
  • Los trabajadores especializados son difíciles de reemplazar incluso cuando se ausenta por un solo día.

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